Pengantar

Audit Charter adalah dokumen formal yang berisi pengakuan keberadaan dan komitmen pimpinan atas berfungsinya suatu unit pengawasan internal atau satuan pengawasan internal di sebuah organisasi atau badan hukum. Buku Audit Charter Unit Pengawasan Internal (UPI) BPMIGAS mencakup Visi, misi, wewenang, kewajiban, ruang lingkup dan tanggung jawab serta persetujuan dan pengesahan dari Pimpinan BPMIGAS (PP 42 tahun 2002 pasal 13 ayat 2).

Audit Charter yang telah ditandatangani oleh pimpinan BPMIGAS akan dijadikan dasar keberadaan dan pelaksanaan tugas-tugas pengawasan para auditor UPI BPMIGAS, dan akan disosialisasikan agar diketahui oleh para pekerja dan pihak lain yang terkait, agar dapat tercapai saling pengertian dan kerja sama yang baik dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan BPMIGAS.

Disamping bentuk dan rumusan formal Audit Charter yang akan disampaikan kepada seluruh fungsi di BPMIGAS, buku ini dilengkapi dengan penjelasan butir-butir yang ada di dalam charter dan juga suplemen yang menjelaskan secara lebih rinci berbagai aspek dan arti penting yang perlu diketahui dan dipahami oleh setiap auditor UPI
BPMIGAS.

 

Jakarta, 2 Januari 2003

Audit Charter Unit Pengawasan Internal (UPI) BPMIGAS

Visi

Menjadi auditor internal yang memiliki dedikasi dan profesionalisme tingggi, mampu memberikan nilai tambah bagi BPMIGAS, membantu Pimpinan menuju terciptanya good corporate governance sehingga BPMIGAS menjadi institusi yang efisien dan efektif dan berdaya saing tinggi dalam pengelolaan kegiatan usaha hulu migas di Indonesia.

Misi

• Melaksanakan kegiatan pengawasan internal terhadap kegiatan BPMIGAS dalam mewujudkan terselenggaranya pengawasan dan pengendalian Kontraktor Kerja Sama kegiatan usaha hulu migas.

• Melaksanakan review dan evaluasi terhadap proses pengendalian manajemen, operasi, keuangan dan pengelolaan risiko menuju terciptanya good corporate governance.

• Melakukan audit, konsultasi, dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan daya saing.

• Melaksanakan koordinasi dengan auditor eksternal dalam mencapai akuntabilitas publik yang optimal.

Wewenang

• UPI memiliki wewenang untuk memperoleh informasi dan seluruh unit kerja dan pekerja dilingkungan BPMIGAS.

• UPI memiliki wewenang untuk melihat dan memeriksa semua dokumen dan catatan, meminta keterangan dan informasi yang diperlukan dan setiap unit kerja dan pekerja dalam waktu yang ditentukan.

• UPI memiliki wewenang untuk mengalokasikan sumberdaya audit, menentukan fokus, ruang lingkup dan jadwal audit, serta menerapkan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan audit.

• UPI memiliki wewenang untuk mendapatkan saran dan nasehat dan nara sumber professional dalam kaitan dengan kegiatan auditing.

• UPI memiliki wewenang untuk menyampaikan laporan dan melakukan konsultasi dengan Kepala BPMIGAS dan berkoordinasi dengan Pimpinan lainnya.

Kewajiban

• UPI berkewajiban untuk membantu Pimpinan dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan BPMIGAS, dengan cara memonitor kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian manajemen BPMIGAS.

• UPI berkewajiban membantu Pimpinan BPMIGAS dalam meningkatkan upaya terwujudnya good corporate governance terutama dengan mendorong efektivitas organisasi, efektivitas proses pengendalian manajemen, manajemen risiko, implementasi etika bisnis, dan pencapaian Ukuran Kinerja Terpilih (Key Performance Indices) yang telah ditetapkan.

• UPI berkewajiban memberikan penilaian dan rekomendasi agar kegiatan BPMIGAS mengarah pada pencapaian tujuan dan sasarannya secara efisien dan efektif.

• UPI berkewajiban untuk membantu Pimpinan BPMIGAS untuk memberikan perhatian terhadap perubahan lingkungan, risiko bisnis yang muncul, dan hal-hal lain yang mempengaruhi hash dan kinerja BPMIGAS.

• UPI berkewajiban untuk menciptakan nilai tambah dengan mengindentifikasi peluang - peluang yang memungkinkan upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan di BPMIGAS.

• UPI berkewajiban untuk mendorong bidang-bidang di lingkungan BPMIGAS mengembangkan sistem pengendalian manajemen dalam rangka pencapaian visi, misi, tujuan, sasaran dan Ukuran Kinerja Terpilih BPMIGAS.

Ruang Lingkup Pekerjaan

Untuk memenuhi kewajiban tersebut, ruang Iingkup pekerjaan UPI mencakup:

• Memastikan bahwa sistem pengendalian manajemen telah terselenggara secara baik, bekerja secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan.

• Mengevaluasi ketaatan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan, kebijakan serta sistem dan prosedur yang berlaku di BPMIGAS.

• Mengevaluasi kehandalan dan integritas informasi keuangan dan manajemen.

• Menilai kecukupan sarana-sarana untuk menjaga dan melindungi aset BPMIGAS

• Melaksanakan penugasan khusus yang relevan dengan ruang Iingkup pekerjaan penyelidikan dan pengungkapan atas penyimpangan, dan ketidaktaatan terhadap peraturan yang berlaku.

Tanggung Jawab

Dalam memenuhi kewajibannya, Kepala UPI bertanggungjawab kepada Kepala BPMIGAS untuk:

• Memberikan penilaian mengenai kecukupan dan efektifitas proses manajemen BPMIGAS dalam mengendalikan kegiatannya dan pengelolaan risiko.

• Melaporkan hal-hal penting yang berkaitan dengan proses pengendalian keuangan dan manajemen, termasuk melaporkan kemungkinan melaksanakan peningkatan pada proses tersebut.

• Memberikan informasi mengenal perkembangan (progres) dan hasil-hasil pelaksanaan rencana audit tahunan dan kecukupan sumberdaya audit.

• Berkoordinasi dengan institusi pengendalian eksternal dalam kaitan dengan tugas-tugas pengawasan di BPMIGAS.

Standar Pelaksanaan Pekerjaan

Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, UPI BPMIGAS mengacu pada Pedoman Pengawasan Internal BPMIGAS yang disusun dengan mengacu pada berbagai standar professional Internal audit antara lain, Standar Internal Audit dari The Institute of Internal Auditor Inc., sebagaimana telah direkomendasikan oleh Dewan Sertifikash Qualified Internal Auditor, Kode Etik dari The Institute of Internal Auditor Inc. Audit Charter SPI PT. Jasa Marga (Persero) dan referensi lainnya.

 

 

Jakarta, 2 Januari 2003

 

ttd.

 

Agus Zunaedi, MSc
Kepala Unit Pengawasan Internal

PENGESAHAN OLEH PIMPINAN BPMIGAS

Dengan ini Pimpinan BPMIGAS menyetujui dan mengesahkan Audit Charter UPI BPMIGAS tersebut. Kami mengharapkan seluruh pimpinan unit kerja dan para pekerja BPMIGAS untuk membantu dan bekerjasama dengan UPI guna mewujudkan butir-butir yang termuat dalam audit charter tersebut.

Kepala BPMIGAS

ttd.

Dr. Ir. Rachmat Sudibjo

 

Wakil Kepala BPMIGAS

ttd.

Dr. Ir. Kardaya Warnika

PENJELASAN & SUPLEMEN
AUDIT CHARTER

Unit Pengawasan Internal
BPMIGAS

 

PENJELASAN ATAS KOMPONEN AUDIT CHARTER

1. Visi, Misi UPI

Visi, Misi dan tujuan UPI menjelaskan arah, tujuan dan alasan mengapa UPI dibentuk. Visi dan Misi UPI harus selaras dengan vlsi, misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan dan menggambarkan kontribusi auditor terhadap pencapaian tujuan tersebut. Dalam rumusan tersebut, misi dan tujuan UPI lebih mengarah pada pelaksanaan audit internal sebagai konsultan dan katalis. Sejalan dengan trend dalam internal auditing, rumusan tersebut tidak menonjolkan fungsi audit internal sebagai polisi atau watchdog.

Misi dan tujuan ini akan disempurnakan dengan cara melakukan validasi melalui diskusi dengan penyampaian angket kepada satuan kerja Unit Pengawasan Internal.

2. Wewenang UPl

Pernyataan wewenang dalam Audit Charter menunjukan dukungan yang diberikan oleh Pimpinan BPMIGAS dalam memberdayakan UPI. Pernyataan ini menunjukan hak-hak yang dimiliki oleh UPI yang mencakup akses terhadap informasi, dokumen, sumber daya manusia, sistem dan prosedur dan laporan keuangan. Mengingat waktu juga sangat mempengaruhi efektivitas audit, maka charter juga perlu secara ekplisit menyatakan bahwa akses dan informasi tersebut harus sudah dapat diberikan dalam waktu yang cepat.

Pemberian wewenang untuk memperoleh akses dilakukan oleh hampir semua perusahaan atau instansi yang memiliki audit chafer. Oleh karenanya, perlu dinyatakan secara jelas adanya wewenang ini agar semua stakeholder tidak meragukan komitmen Pimpinan BPMIGAS terhadap fungsi dan tugas Unit Pengawasan Internal.

Pemberian tugas dan kewajiban yang berat harus diimbangi dengan memberikan wewenang yang memadai. Untuk itu UPI harus didukung oleh sumberdaya yang cukup dan diberi kebebasan untuk menentukan alokasi sumberdaya, fokus dan objek audit, waktu dan penjadwalan serta untuk menerapkan teknik-teknik audit yang dipandang perlu. Selain itu UPI juga harus diberi peluang untuk mendapatkan jasa bantuan tenaga ahli yang dipandang perlu untuk melakukan suatu penugasan audit. Jasa bantuan yang biasanya diperlukan oleh auditor misalnya konsultan untuk masalah-masalah teknis operasional atau masalah yang berkaitan dengan hukum.

Efektifitas kegiatan audit internal sangat tergantung pada pemanfaatan dan tindak lanjut hasil-hasil audit. Oleh karenanya, Kepala UPI perlu berkonsultasi dengan Pimpinan BPMIGAS, baik dalam forum rapat, pertemuan khusus maupun pada kesempatan lain jika diperlukan.

Kesempatan pertemuan tersebut akan mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap tercapainya good corporate governance.

3. Kewajiban UPI

Bagian mi berisi harapan atas peran UPI dalam membantu manajemeti. Perumusan peran mi biasanya menyangkut sistem pengendalian manajemen, ketaatan, pengungkapan penyimpangan, efisiensi dan efektivitas, manajemen risiko, dan good corporate governance. Bagian mi harus menyatakan secara jelas peran auditor dan auditan berkaitan dengan berbagai sistem dan proses pengawasan.

Kewajiban utama UPI adalah memonitoratau mengevaluasi kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian yang dijalankan oleh setiap fungsi di Iingkungan BPMIGAS. Fokus dan monitoring system pengendalian mi adalah pada penilaian apakah kegiatan pengelolaan yang dilakukan BPMIGAS mengarah pada tercapainya visi, misi, dan sasaranBPMIGAS. Dalam kaitan ni UPI berkewajiban pula untuk menciptakan nilai tambah dengan senantiasa mencani peluang untuk meningkatkan kehematan, efisiensi dan efektivitas.

Dalam kondisi saat in salah satu kewajiban penting auditor adalah untuk mereview sistem manajemen nisiko dan mengarahkan perhatian manajemen terhadap perubahan yang penting serta resiko-resiko yang dapat menghalangi tercapainya tujuan organisasi. Penjelasan mengenai kewajiban auditor dapat diperdalam lebih lanjut dengan menyatakan kewajiban untuk menyiapkan perencanaan audit dan untuk melakukan pekerjaannya sesuai dengan standar professional audit internal.

4. Ruang Lingkup UPI

Sejalan dengan ruang lingkup sistem pengendalian keuangan dan manajemen modern di beberapa instansi pemenintahan dan BUMNBHMN, ruang lingkup UPI mencakup monitoring kehandalan pengawasan melekat disetiap unit kerja, integnitas sistem informasi manajemen dan keuangan, ketaatan terhadap peraturan, etika bisnis dan nilai normatif lainnya, serta efisiensi dan efektifitas operasi. Lingkup penyelidikan dan pengungkapan penyimpangan pada umumnya merupakan bagian kecil dan keseluruhan lingkup UPI.

5. Tanggung Jawab (Akuntabilitas)

Kepala dan staf UPI wajib mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas dan kewajibannya terutama kepada Kepala BPMIGAS.

Pertanggungjawaban mi antara lain mencakup pelaporan hasil penilaian atas kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian dan pengawasan dan proses pengelolaan risiko. Auditor juga bertanggung jawab untuk melaporkan hasil-hasil dan progres pelaksanaan nencana audit dan kecukupan sumber daya yang diperlukan. UPI bertanggung jawab pula untuk melakukan koordinasi dengan kegiatan audit dan auditor diluar organmsasi.

6. Standar Pelaksanaan Pekerjaan

Audit Charter biasanya mensyaratkan bahwa auditor dalam melaksanakan pekerjaannya harus senantiasa mengacu pada Standar dan Kode Etik yang diterbitkan oleh the Institude of InternalAuditorlnc; Florida, USA (standar IIA). Agar memudahkan pemenuhan spirit yang tertuang dalam standar hA, UPI menyusun dan menenbitkan Buku Pedoman Pengawasan/ Audit yang merupakan modifikasi dan standar IIA tensebut. Apabila ada masalah yang dihadapi dan belum diatur di dalam Buku Pedoman Pengawasan / Audit, auditor BPMIGAS akar mengacu pada Standar dan Kode Etik IIA.

SUPLEMEN TERHADAP AUDIT CHARTER

Suplemen tenhadap Audit Charter berisi penjelasan mengenai anti penting, manfaat, dan strategi pengembangan Audit Charter. Tujuan dan suplemen ini adalah untuk membantu internal auditor agar dapat memahami fungsi dan kegunaan audit charter dengan Iebih baik.

Arti penting Audit Charter

Audit Charter merupakan term of reference bagi UPI. Audit Charter menupakan dokumen yang secara formal membenikan alasan mengapa fungsi internal audit dibentuk. Audit charter membantu menjelaskan posisi fungsi Unit Pengawasan Internal dalam organisasi.

Audit Charter dapat digunakan secara positif sebagai sanana memasankan jasa-jasa audit. Sebagai term of reference, charter dapat juga digunakan untuk bahan penjelasan yang dipakai sebagai dasar legal dan moral pekenjaan audit dalam hal tenjadi perselisihan dengan auditan yang kurang baik.

Manfaat Audit Charter

Audit Charter dapat digunakan untuk memperoleh berbagai manfaat, yakni:

- Merupakan pengakuan formal atas fungsi Audit Internal.
- Mendokumentasikan nuang lingkup, kewajiban, wewenang, dan profesionalisme fungsi Audit Internal.
- Sebagai pembanding dengan standar professional untuk menilai kecukupan pekerjaan Audit Internal.
- Sebagai dasar untuk menenapkan kebijakan dan prosedur UPI.
- Memberikan penjelasan mengenai misi Audit Internal kepada auditan.
- Sebagal dasar bagi pengawas ekstennal dalam menilai independensi pekenjaan Audit Internal.

Formalisasi Fungsi Unit Pengwasan Internal

Charter merupakan dokumen yang secara formal mengakui pembentukan suatu fungsi Unit Pengawasan Internal (UPI). Dokumen ini juga secara formal menyatakan tujuan dan misi yang akan dicapai oleh UPI. Charter dapat dipandang sebagai kontrak antara UPI dengan Pimpinan BPMIGAS, yang memberi wewenang kepada Kepala UPI untuk memulai pekerjaan pengawasan dilingkungan BPMIGAS.
Audit Charter menetapkan hak Kepala UPI dan para staff auditor untuk memeriksa setiap bagian dalam organisasi, dan melihat berbagai aset dan dokumen BPMIGAS.

Dokumentasi ruang lingkup, kewajiban dan wewenang UPI

Charter merupakan dokumen tertulis yang menyajikan persetujuan dan komitmen Pimpinan BPMIGAS atas ruang lingkup, kewajiban, dan wewenang UPI. Jika tidak dibuat dalam bentuk dokumen formal persetujuan semacam ini dapat menimbulkan interpretasi yang berbedabeda, dan dapat hilang dalam penyimpanannya. Charter merupakan catatan permanen yang mendokumentasikan persetujuan tersebut.

Dasar untuk dibandingkan dengan standar professional

Auditor Internal dapat menggunakan Standar Professsion Internal Audit (Standar IIA) sebagai dasar untuk mengukur apakah pelaksanaan pekerjaannya telah memadai atau tidak. Dengan bekerja mengikuti standar, auditor dapat mempertahankan diri dari tuduhan malpraktek atau bekerja secara tidak memadai.
Charter dapat dibandingkan dengan standar IIA untuk memastikan apakah telah dibuat secara baik, sehingga terdapat jaminan bahwa audit yang dilakukan berdasarkan charter tersebut adalah audit yang memadai.

Dasar untuk implementasi kebijakan dan prosedur UPI

Dalam perkembangannya, kepala UPI akan mengeluarkan berbagai kebijakan, prosedur, dan petunjuk untuk diterapkan daham jajaran UPI. Charter yang baik akan dapat memastikan bahwa berbagai kebijakan dan prosedur tersebut akan konsisten satu sama lain, dan sejalan dengan misi dan tujuan dasar fungsi audit internal.

Keterangan untuk pihak terkait

Banyak auditan yang tidak memiliki bayangan sama sekali apa pekerjaan yang dilakukan oleh internal auditor. Auditan seringkali tidak mengetahui perbedaan internal auditor dengan auditor lainnya yang mengaudit BPMIGAS, misalnya BPK dan BPKP. Audit Charter dapat menghilangkan kebingungan ini dengan mengkomunikasikan misi dan tujuan UPI secara meluas dan jelas. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses audit, atau yang berhubungan dengan auditor, dapat diberi audit charter sebagai dasar untuk menerangkan wewenang, ruang lingkup, kewajiban, dan sifat pekerjaan yang dilakukan oleh UPI.

Dasar untuk evaluasi oleh auditor eksternal

Dalam melaksanakan tugasnya pengawas eksternal perlu mengevaluasi kegiatan yang dilakukan oleh pengawas internal. Fungsi pengawas internal yang baik dapat mengurangi jumlah biaya audit atas laporan keuangan yang dilakukan oleh pengawas eksternal. Charter akan menjadi dasar bagi pengawas eksternal dalam menilai independensi dan efektivitas fungsi UPI.

Dasar untuk memasarkan fungsi UPI

Audit secara partisipatif, atau kooperatif, terbukti lebih efektif dibandingkan dengan audit secara mendadak tanpa pemberitahuan lebih dahulu. Penyebarluasan audit charterdapat meningkatkan pemahaman auditan terhadap fungsi auditing dan dapat mendorong partisipasi dari auditan.

Tanggung jawab penyiapan Audit Charter

Pengembangan audit charter pada dasarnya merupakan tanggungjawab Kepala UPI dan dikonsultasikan dengan Pimpinan BPMIGAS. Langkah konsultasi dengan Pimpinan memberi kesempatan bagi UPI untuk menjelaskan tujuan dan manfaat audit charter secara luas.